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怎样有效管理IT外包项目

一、当前国内IT外包市场状况

  来自IDC的数据显示,2003年中国IT外包服务市场比上年增长了34.2%,首次超越3亿美元的数字关口达到3.18亿美元,虽然目前外包市场占整个IT服务市场的份额还不到10%,但是未来五年将保持着强劲的增长态势,年均增长可望达到44.2%以上,超出IT服务业平均增长率近一倍以上。

  由此可见,外包市场潜力巨大,不仅是规模大,而且稳定,利润空间也远较国内IT销售要丰厚的多。就那软件业来说,中国拥有巨大的软件时常,是世界公认的软件开发资源,Gartner研究公司预测,在2007年到2010年期间,中国将成为世界上最大的外包市场。据去年的数据报告,各国发包量中美国发包量1100亿美元;日本发包量337亿美元;印度软件出口77亿美元;中国软件出口8亿美元。因此目前国内一些大的软件开发公司都在尝试做外包。比如对日软件外包市场的“井喷式”发展,让我国企业欣喜若狂。对日软件外包,已悄然成为产业界的一种时尚。

  目前,国内软件公司所接的包多数是非核心模块的设计编码或只管编码或进行本地化等,另外还有一类包就是软件测试的包。前几年“软件测试包””是被捆绑在“本地化包”中进行,而现在,“软件测试包”被单独提出来来外包给中国的软件公司,而且由于软件测试是一项业务复杂也工作量极大的工作,在国内迅速发展且将来具有广阔的发展潜力。

  二、国内企业IT外包项目的痛痒何在?

  如此广阔的市场,如此庞大的市场商机,国内的IT企业应该欣喜若狂,但是现实的烦恼总比意料中的要多些。即便是目前对日外包最成功的企业,也总是在美好的远景与自身的虚弱感之间徘徊。一种发自生理和心理深处的多重“痒”感,正在撩拨整个产业的神经。

  现阶段中国的软件外包还处在初始阶段,有很多很弱的方面,比如软件外包运作不成熟,因为外语的约束太大而使沟通不畅,项目管理水平落后,缺乏软件测试的质量管理经验,不熟悉国外软件开发和测试的管理模式,软件开发体系化管理方面做得不好,由于企业规模小无法接大的包等等,是国内企业在接包过程中的痛痒之处。

  在所有这些痛痒之中,最让人痛的也是痛之源头是人才的短缺。中国软件企业要扩大规模,首先要克服人才瓶颈。可以说,人才的缺乏,是中国企业长不大的根本症结所在。编码人才固然缺乏,但更缺的还是中高端的设计人才以及管理人才。道理很简单,一个管理人才可以带10个人的队伍,而10个管理人才则可以组建100人的“舰队”,因此高端人才的重要性不言而喻。否则,中国的软件企业只能拘泥于“包工制”,原因很简单,因为项目管理水平上不去,无法承接固定价格的外包合同,即使接了不是质量不行就是时间拖延,或是因成本太高而使企业没有赢利甚至亏本。

  就拿软件测试的外包来说吧,软件测试包不同于软件本地化的包,软件测试更是一类灵活的抽象的不太好衡量的服务,而且其质量控制、安全保密、双方沟通等要求更高,所以,就目前国内软件的项目管理水平,很少有企业能把这种包用固定价格合同的形式接过来做成功。因此,目前很多公司接到的像微软、IBM、HP、NEC、东芝等这些大型国际外企的包,都是以“包工制”的形式进行合作,即以实际工作日来付费。

  三、如何进行有效的软件测试外包项目的管理?

  既然清楚了中国企业IT外包项目有这么多的痛痒,那么我们又应该如何面队国外抛送过来的包呢?难道就就是长期以“包工制”形式一直做下去?

  答案是否定的。有人说企业分三个层次,高层次的企业拥有主动权,靠提供服务机会就能赚钱(如垄断性产品);中层次企业相对主动,靠提供服务手段和途径赚钱(如集成方案);低层次企业是被动,靠实现服务赚钱(如劳务)。三类企业境界不同,寿命也就不同。很显然,我们的“包工制”外包项目就是靠实现服务赚钱,如果长此以往,那么我们做的只是低层次的IT企业或软件企业,也许永远都是跟在别人的屁股后面跑,偶尔捡到点“事物”。毫无疑问,这种发展趋势,决不是中国企业、中国政府所希望发展趋势。

  不难明白,“包工制”利润是极低的,中国的软件企业谁也不愿意只拘泥于“包工制”的小圈内,谁也不想只选择“包工制”。中国的软件企业都希望把外包业务做大,做规范,都更愿意把外包看作走出国门的“初级战略”和向国际软件服务企业转化的契机。用刘积仁先生的话:“外包业务是软件企业锻炼基本功的重要环节。” 因此,“包工制”会逐渐演变。在一定意义上,它应该是暂时为中国软件企业提供收入,为管理锻造空间和提供与国际客户接触的机会,是为中国软件企业国际化铺路,并把中国软件企业带到一个更高的境界。这些当然就是外包在国内蓬勃兴起的根本原因。

  那么我们应该如何逐步演变“包工制”,如何使借“外包”把中国的软件企业带到一个更高的境界呢?至少目前的形式下,我们该从哪些方面着手呢?

  我们知道,项目外包的核心理念就是“做你最拿手的,其余的让别人去做”。因此,我们要做好外包项目,也需要从这个理念开始。我们不是没包接,而是没有实力和规模接大包。所以我们要能做好外包项目,做大外包项目,首先我们要有自己最拿手最擅长的招。印度的规模编码设计,爱尔兰的本地化都是在IT市场竞争中获胜了的接包的招。可是我们国内企业,还需要磨练,还需要更强更深的技术能力和项目管理能力等招术。软件外包测试的兴起对国内软件本地化企业意味着什么?笔者认为,意味着更多的机会,争取更多软件外包国际市场份额的机会。

  项目管理,我们国内的企业不乏丰富的经验,但是目前我们国内的IT企业特别是软件企业,在外包项目这类特殊的“蛋糕”上,有些技能需要改善。主要体现在质量控制、时间进度控制、成本控制等方面。集中起来说主要有三个方面:一是人才方面,包括人才的能力、技能、实践经验以及通讯、交流的能力,还有人力资源方面:培训能力、人才储备的能力,人才储备不仅是软件企业自身,国家的人才储备更为重要;二是项目管理方面,包括项目管理的技能、外包经验,团队的项目管理以及历史经验、质量、时效、成本等;三是企业的基本情况的介绍,如文化、经济状况、信誉、品牌等。欧美国家非常重视信誉,中国企业在质量控制方面最主要解决的是交付期的问题,质量控制方面不规范就会使交付期延长。

  一个外包的软件出口项目通常要配合国外的设计进行开发,但由于国内外软件企业在文化、管理上的差异较大,因此在管理方面,就不能完全采用一般项目管理的模式。

  首先,在项目准备阶段,项目调研工作要尽可能地圈定责任,应该在项目正式启动前,尽可能多的了解、熟悉系统设计、系统构架,然后签订一个比合同更加详细的书面的和约,确定双方在项目开发中所承担的责任和义务,要让国外发包方分析、设计人员将设计结果的各个子项目的定义、规则、意义进行详尽的阐述,务必让项目组人员对整个项目的概况及具体实现细节有一个清楚的认识,然后再进入具体的项目实施阶段。否则,往往会由于发包方在项目过程中进行过多的需求变更而导致接包方工作量和费用的增加,从而极易导致纠纷,或者是国内那些接包企业对固定费用合同项目的害怕,并且就认为这种外包项目还是以“包工制”形式比较可靠,利润比较稳定,从而形成目前国内企业多数以“包工制”形式合作并且多数争取建立长期合作关系。因此,对于外包项目的准备工作要比一般的项目做的更详细更全面更到位。

  其次,应该在项目早期和发包方协商项目的验收方案,当然,项目早期确定项目的验收方案不是那么好确定,但至少应该有个大概的且要双方认可且达成一致的验收约定。项目验收的谈判不能仅仅只是对项目交付期的谈判,外包项目相比起一般项目来,更应该注意具体验收方案的谈判。

  第三,外包项目对语言培训比一般项目更加重要,在沟通管理中语言培训更应该花大力气。语言能力是影响软件外包项目质量的一大因素。由于语言障碍导致的理解错误从而导致返工、误工的情况在外包项目中比比皆是,因此必须注重对员工语言方面的培训。

  第四,外包项目比一般项目更应该加强时间管理,对项目进度应该严格控制,项目经理更需要有效地监控项目的进度和风险,才能避免项目的延误,避免额外付出的开发费用。项目经理拿到外包商交来的项目计划后,要详细地进行审核并制定自己项目组的项目计划,并且需要进一步比较和分析二者后不断修改项目计划,使之既不发包方的项目计划冲突,又有利于自己的企业。通过这些活动和过程,项目经理从而进一步了解外包商对整个项目的流程、内容、估计的工作量和资源的安排是否与项目本身的要求吻合。明显的差异都需要及时澄清并建立共识。确认了外包商的项目计划后才能够正式地启动项目,开始对项目进行监控。还有一个好的办法就是项目经理在制定时间计划时,除了要给项目留足缓冲时间外,最好是稍微让项目往前赶,但是不要把项目往前提的太多。

  第五,服务性质强的外包项目,比如软件测试服务,专家咨询服务,这类外包项目的产品是“软”产品,其项目输出、项目的质量等都是过程性为主的,而且工作量等也很不好量化,因此,对于这类项目的项目管理,而且是这类项目的外包管理,难度在很多方面更难。这种专业性很强但又是服务性很强的项目,首先要求这类公司有丰富的项目管理经验,而且要求这类公司在专业服务上对其提供的“子服务”进行分类,对每类“子服务”要进行尽可能地明确清晰的定义、量化和服务验收方案的标准化,做到条块分明,即市场与服务一致,“子服务”类型定义清晰。除此之外,对于流程建立等类型的“子服务”,因为完全是过程性质的,因此必须有客户代表(最好是由于代表性的领导)参与,与自己的项目组组成一个项目小组,这个客户代表将来对整个项目过程都起非常关键的作用。

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